W codziennej pracy administracyjnej wiele czasu zajmuje ustalanie, gdzie zapisano określoną informację i czy dostępny plik zawiera bieżące dane. Problem pojawia się zwłaszcza wtedy, gdy dokumenty są przekazywane między pracownikami, zapisywane pod różnymi nazwami albo przechowywane w kilku niezależnych miejscach. Dodatkowym utrudnieniem bywają załączniki, które po zapisaniu tracą powiązanie z wiadomością, do której pierwotnie należały.

Program do zarządzania dokumentami może porządkować takie zasoby przez przypisywanie im wspólnych oznaczeń, grupowanie według spraw a także rejestrowanie podstawowych informacji o ich pochodzeniu. Przy podejmowaniu zasad zapisu warto uwzględnić sytuacje, w których jeden dokument dotyczy kilku wycinków działalności. Przykładowo, protokół odbioru może być związany zarówno z konkretnym zamówieniem, jak i z rozliczeniem finansowym. O ile plik zostanie przypisany jedynie do jednej kategorii, osoba pracująca nad drugim obszarem może posiadać trudności z jego odnalezieniem. Rozstrzygnięciem bywa stosowanie dodatkowych oznaczeń albo powiązań między sprawami. Ich liczba powinna natomiast pozostawać pod kontrolą, ponieważ zbyt kompleksowy system dziedzinie może utrudnić wybór właściwego opisu. Istotne jest również zobowiązanie, kto odpowiada za poprawianie błędnych danych i uzupełnianie brakujących informacji.

W organizacji obiegu dokumentów ważną rolę odgrywa rozdzielenie czynności związanych z przygotowaniem, sprawdzeniem i zatwierdzeniem materiału. Nie każdy plik wymaga takiej samej kontroli. Notatka ze spotkania może służyć wyłącznie do użytku wewnętrznego, natomiast dokument dotyczący zobowiązań finansowych może wymagać potwierdzenia przez osobę uprawnioną. Kontrolowanie dokumentami i archiwizacja powinny uwzględniać te różnice, aby procedury odpowiadały charakterowi wykonywanych obowiązków. W praktyce trzeba określić, co dzieje się, gdy dokument zawiera błędy, wymaga uzupełnienia albo nie zostaje zatwierdzony w wyznaczonym terminie. Przydatne jest też zachowanie informacji o tym, kto wprowadził przekształcenie i na jakim etapie się ona pojawiła. Sama historia przeróbek nie zawsze tłumaczy przyczynę korekty, dlatego w niektórych przypadkach niezbędny jest dodatkowy komentarz lub zapis decyzji. Osobnym zagadnieniem pozostaje praca na kilku wersjach jednego pliku. Jeśli użytkownicy pobierają dokumenty na swoje urządzenia i w przyszłości przesyłają je ponownie, mogą powstawać równoległe wersje, których różnice nie są w tej samej chwili widoczne. Zobowiązanie zasad edycji i publikowania zatwierdzonych materiałów daje możliwość ograniczyć niejasności dotyczące tego, który dokument powinno się wykorzystać w dalszych działaniach.

Przy długotrwałym przechowywaniu dokumentacji znaczenie ma sposób opisywania plików a także możliwość odtworzenia ich kontekstu po upływie kilku lat. Program do zarządzania dokumentami i cyfrowej archiwizacji może przechowywać dane o autorze, dacie wykonania, rodzaju dokumentu i powiązanej sprawie. Nie wszystkie informacje muszą być jednakże dostępne od początku. Część danych może zostać uzupełniona dopiero po weryfikacji dokumentu, a niektóre materiały wymagają indywidualnego opisu ze względu na własną tekst. Problem pojawia się szczególnie w trakcie przenoszenia dużych zbiorów ze starszych systemów. Nazwy plików bywają skrócone, daty zapisane w różnorakich formatach, a część dokumentów nie ma żadnych oznaczeń. Automatyczne przeniesienie takich zasobów może zachować ich zawartość, ale niekoniecznie zapewni poprawne przypisanie do nowych dziedzinie. Dlatego migrację warto podzielić na etapy i sprawdzać, czy dobrane dokumenty są widoczne pod właściwymi oznaczeniami oraz czy można je otworzyć. Przy skanach dodatkowe znaczenie ma jakość obrazu i kompletność stron. Rozpoznawanie tekstu ułatwia wyszukiwanie treści, lecz usterki odczytu mogą dotyczyć numerów, dat lub nazw własnych. W dokumentacji, w której takie najmniejsze elementy mają znaczenie, potrzebna jest kontrola wyniku, a w razie wątpliwości także ranking z papierowym oryginałem.

Dokumentacja elektroniczna wymaga również określenia zasad udostępniania, przechowywania i usuwania informacji. Zakres dostępu powinien wynikać z obowiązków użytkownika, a nie jedynie z jego przynależności do określonego działu. Pracownik może potrzebować wglądu w treść umowy, ale nie musi posiadać prawa do zmiany jej zapisów ani usuwania załączników. W sytuacji danych poufnych trzeba a dodatkowo uwzględnić zasady przekazywania plików poza organizację i kontrolowania dostępu po zmianie zakresu obowiązków. Ważne jest także zobowiązanie, jak długo poszczególne materiały powinny być przechowywane. Termin zależy od rodzaju dokumentu, obowiązujących przepisów i okoliczności związanych z daną sprawą. Nie trzeba zatem usuwać plików tylko dlatego, że zakończono bieżące zadanie. Przed podjęciem takiej wyborów należy sprawdzić, czy dokument nie podlega dalszemu obowiązkowi przechowywania lub nie jest niezbędny do rozliczenia albo wyjaśnienia wcześniejszych ustaleń. Osobnego planu wymagają kopie zapasowe oraz procedury odtwarzania danych po awarii. Trzeba sprawdzać nie tylko i wyłącznie, czy kopie są tworzone, niemniej jednak też czy można z nich odzyskać potrzebne pliki wraz z ich opisami i powiązaniami. Przy przechowywaniu dokumentacji przez wiele lat należy dodatkowo kontrolować sposobność odczytu używanych formatów a także sposób przenoszenia materiałów do kolejnych rozwiązań technicznych.

Dodatkowe informacje: kontrola czasu pracy pracownika.