Sposób pracy z fakturami coraz częściej zależy od kilku połączonych ze sobą narzędzi, dlatego zmiana jednego elementu może wpłynąć na cały wymianę dokumentów. W sytuacji KSeF szczególnego znaczenia nabiera moment przekazywania danych oraz późniejsze przeznaczenie informacji zwrotnej. Integracja KSeF może obejmować system sprzedażowy, program księgowy, magazyn, przepływ dokumentów lub inne rozwiązania używane w zakładzie produkcyjnym.

Zakres takiego połączenia nie musi być jednak taki sam w każdej organizacji. Przy małej liczbie dokumentów część operacji może nadal wymagać ręcznej obsługi, podczas gdy większa liczba faktur powoduje potrzebę dokładniejszego uporządkowania procesu. Z praktyki wynika, że trudności na prawdę bardzo często ukazują się nie przy samym przesłaniu dokumentu, lecz na styku różnorakich etapów pracy. O ile sprzedaż, księgowość i administracja korzystają z odmiennych zasad opisywania dokumentów, samo połączenie systemów nie usunie istniejących rozbieżności.

Przed rozpoczęciem prac związanych z integracją warto sprawdzić, jakie dane są obecnie przechowywane i gdzie powstają. Szczególnej sugestie wymagają informacje o kontrahentach, pozycjach faktury, podatku, numerach dokumentów a także datach związanych ze sprzedażą. Nie chodzi wyłącznie o sprawdzenie, czy określone pole istnieje w programie. Istotne jest także to, czy jest uzupełniane w sposób jednolity i czy może być poprawnie wykorzystane w następnym etapie. W codziennej pracy zdarzają się bowiem dokumenty nietypowe, zmiany danych kontrahentów czy sytuacje, w których faktura musi zostać poprawiona przed dalszym przetwarzaniem. Jeżeli system samoczynnie pobiera nieaktualną informację, problem może zostać zauważony dopiero po wygenerowaniu dokumentu. Z tego powodu integracja z KSeF wymaga niekiedy uporządkowania danych, które uprzednio funkcjonowały bez większych problemów, ponieważ były moderowane przez pracownika w trakcie ręcznego wystawiania faktur.

Kolejnym zagadnieniem jest obsługa informacji zwrotnych. Wysyłka faktury nie powinna być traktowana jako pojedyncza czynność pozbawiona dalszych etapów. Po przekazaniu dokumentu należy rozpoznać jego status i należycie zapisać go w systemie używanym przez przedsiębiorstwo. O ile operacja się nie powiedzie, przyczyna może posiadać charakter techniczny albo wynikać z nieprawidłowych danych. To rozróżnienie ma praktyczne znaczenie. Ponowienie wysyłki może posiadać sens w sytuacji chwilowego kłopotu z komunikacją, jednakże nie rozwiąże błędu znajdującego się w treści dokumentu. Warto więc ustalić, które sytuacje mogą być obsługiwane w sposób automatyczny, a w których potrzebna jest ingerencja użytkownika. Ważne jest również wyświetlanie czytelnych komunikatów. Informacja, że wystąpił błąd, może być niewystarczająca, o ile pracownik nie wie, którego dokumentu tyczy się problem i jakie działanie powinien podjąć.

W codziennej obsłudze znaczenie ma też sposób postępowania z fakturami, które trafiają do firmy od zewnętrznych podmiotów. Po ich odebraniu może być niezbędne przypisanie dokumentu do działu, zamówienia, projektu albo osoby odpowiedzialnej za akceptację. Nie każdy taki odcinek da się wykonać na podstawie samych danych zawartych w fakturze, dlatego część decyzji może pozostać po stronie pracownika. Przy planowaniu procesu warto także przewidzieć korekty, dokumenty wymagające dodatkowej weryfikacji a także sytuacje, w których automatyczne przypisanie okazuje się niemożliwe. Równie na prawdę ważna jest historia operacji, pozwalająca sprawdzić, kiedy dokument został zaprojektowany, przekazany, odebrany lub zmodyfikowany. Takie informacje są przydatne szczególnie wówczas, gdy po pewnym czasie należy wyjaśnić, na jakim etapie pojawiła się niezgodność. Właśnie dlatego połączenie z KSeF należy rozpatrywać jako element całego obiegu informacji, a nie jedynie jako mechanizm przesyłania faktur między dwoma systemami.

Zobacz: API KSeF.