Zmiany w sposobie pracy sprawiają, że dokumentacja bardzo często funkcjonuje jednocześnie w wersji papierowej i elektronicznej. Pracownicy otrzymują pliki od klientów, zapisują ustalenia po spotkaniach, przygotowują kolejne wersje umów i przekazują dokumenty między działami. W takim środowisku kłopotem staje się nie tylko liczba zachomikowanych materiałów, niemniej jednak również zachowanie powiązań między nimi.

Pojedynczy plik może być częścią większej sprawy, a jego tekst bez dodatkowego kontekstu bywa trudna do właściwej interpretacji. Program do zarządzania dokumentami daje możliwość przypisywanie plików do określonych procesów a także przechowywanie informacji o ich pochodzeniu, dacie stworzenia i osobach odpowiedzialnych za obsługę. Przy planowaniu takiego rozwiązania należy jednak uwzględnić codzienne przyzwyczajenia użytkowników. Jeżeli zapisanie dokumentu wymaga wypełnienia wielu pól, część osób może pomijać niektóre informacje lub odkładać rejestrację na późniejszy czas. Zbyt prosty formularz też ma ograniczenia, ponieważ nie umożliwia odróżnić dokumentów o podobnych nazwach. Zakres wymaganych danych powinien więc odpowiadać prawdziwym potrzebom, a nie tylko założeniom przyjętym na etapie projektowania.

Ważną częścią organizacji dokumentacji jest postanowienie, w jaki sposób informacje przechodzą między kolejnymi etapami pracy. Dokument może zostać przygotowany przez jedną osobę, sprawdzony przez drugą, a następnie zatwierdzony przez osobę uprawnioną do podjęcia decyzji. Na każdym z owych etapów mogą pojawić się poprawki, sugestie albo dodatkowe załączniki. Bez jasnych reguł łatwo pomylić wersję roboczą z zatwierdzoną albo nie zauważyć przeróbek wprowadzonych po wcześniejszej akceptacji. Kontrolowanie dokumentami i archiwizacja powinny zatem uwzględniać historię modyfikacji, status dokumentu oraz zasady przekazywania odpowiedzialności. Przydatne jest także określenie, które czynności wymagają potwierdzenia i kiedy powinno się ponownie skierować plik do sprawdzenia. Nie każdy dokument musi przechodzić przez dokładnie taki sam proces. Prosta notatka wewnętrzna może wymagać tylko zapisania, w trakcie gdy umowa albo dokument finansowy może podlegać kilku etapom kontroli. Rozróżnienie tych przypadków umożliwia uniknąć sytuacji, w której drobne sprawy są obsługiwane z taką samą liczbą formalności jak dokumenty o większym znaczeniu. Powinno się także pamiętać, że automatyczne powiadomienie o oczekującym zadaniu nie zastępuje jasno określonej odpowiedzialności za jego wykonanie.

Osobnego podejścia wymaga dokumentacja przechowywana przez sporo lat. W starszych zbiorach mogą znajdować się pliki zapisane w formatach, których obsługa z czasami staje się trudniejsza, a także dokumenty pozbawione opisów ułatwiających ich identyfikację. Przy przenoszeniu takich materiałów do nowego środowiska trzeba sprawdzić, czy zachowano kompletność danych, strukturę folderów i powiązania z prowadzonymi sprawami. Program do zarządzania dokumentami i cyfrowej archiwizacji może porządkować materiały według ustalonych kryteriów a także umożliwiać szukanie na bazie opisów lub treści plików. Efekt wyszukiwania zależy jednak od jakości danych wejściowych. O ile data została błędnie przypisana albo numer sprawy zawiera literówkę, dokument może nie pojawić się na liście rezultatów. W przypadku skanów znaczenie ma też jakość obrazu a także prawidłowość rozpoznawania tekstu. Dlatego migracja dokumentacji powinna obejmować kontrolę próbek, wykrywanie brakujących plików i sprawdzanie, czy dokumenty można prawidłowo otworzyć. Przy dużych zasobach nie zawsze da się przeanalizować każdy plik ręcznie, dlatego zakres sprawdzeniu warto ustalić na bazie wieku dokumentów, ich znaczenia i ryzyka związanego z błędami. Powinno się również rozstrzygnąć, które materiały można połączyć, a które muszą zachować odrębną historię.

Na organizację elektronicznego archiwum wpływają też zasady dostępu, przechowywania i udostępniania informacji poza miejscem ich pierwotnego zapisania. Praca zdalna, współdzielenie plików oraz użytkowanie z urządzeń mobilnych sprawiają, że dokumenty mogą być otwierane w różnych ustaleniach i przez osoby wykonujące odmienne zadania. Uprawnienia powinny odpowiadać tym potrzebom, a jednocześnie uwzględniać ograniczenia wynikające z działu danych i obowiązujących przepisów. Warto ustalić, czy użytkownik może tylko odczytać dokument, czy także go zmodyfikować, ściągnąć albo przekazać dalej. Istotna jest również procedura odbierania dostępu po zmianie zadań albo zakończeniu współpracy. Kolejnym zagadnieniem pozostaje okres przechowywania. Dokumenty nie powinny być usuwane tylko dlatego, że przestały być potrzebne w obowiązującej pracy, ponieważ mogą podlegać określonym wymogom prawnym lub wewnętrznym zasadom rozliczania spraw. Z drugiej strony bezterminowe gromadzenie wszystkich materiałów zwiększa ilość danych wymagających kontroli. Potrzebne są zatem reguły określające moment przeglądu dokumentacji, sposób zatwierdzania usunięcia oraz postępowanie w razie sporu lub obowiązku zachowania akt. Niezależnie od przyjętego modelu powinno się też uwzględnić kopie zapasowe, możliwość odtworzenia danych i okresowe sprawdzanie, czy zapisane pliki wciąż są dostępne w czytelnej postaci.

Sprawdź tutaj: program do zarządzania dokumentami.