Przygotowanie przyjęcia w nietypowej przestrzeni wymaga uwzględnienia wielu detali, których nie widać w trakcie krótkich oględzin. Wysokie wnętrze, drewniana konstrukcja, spore przeszklenia czy otoczenie pól i ogrodu mogą wpływać na sposób ustawienia wyposażenia oraz przebieg poszczególnych części uroczystości. Wesele w stodole nie sprowadza się zatem tylko do wyboru dekoracji pasujących do drewnianych ścian.

Najpierw warto określić, jak przestrzeń będzie wykorzystywana przez gości. Przeciwnie planuje się układ dla niewielkiej liczby osób, a przeciwnie dla większego przyjęcia, w trakcie którego potrzebne są dodatkowe stoły, miejsce do tańca, zaplecze dla obsługi oraz przestrzeń na sprzęt muzyczny. Zbyt ciasne ustawienie poszczególnych elementów może utrudniać przechodzenie między stołami, dlatego w trakcie planowania dobrze pozostawić stosownie szerokie przejścia. Znaczenie ma także rozmieszczenie drzwi, okien i wyjść, ponieważ wpływają one na naturalny ruch osób wewnątrz budynku.

Osobnym zagadnieniem jest sposób zastosowania otoczenia. W sytuacji obiektów położonych pośród zieleni część wydarzenia może być planowana na zewnątrz, jednakże taki scenariusz wymaga uwzględnienia zmiennej pogody. Warto przedtem ustalić, czy w razie deszczu możliwe jest szybkie przeniesienie zaplanowanych aktywności do środka a także czy wewnętrzna przestrzeń pomieści dodatkowe elementy. Podczas oglądania miejsca dobrze sprawdzić również nawierzchnię prowadzącą od parkingu do budynku. Mokra trawa, błoto albo nierówna droga mogą mieć znaczenie dla osób starszych, dzieci czy gości poruszających się z trudnością. W praktyce są to drobiazgi, o których łatwo zapomnieć, gdy priorytetową uwagę przyciąga wygląd sali. Jeśli planowane jest romantyczne wesele w stodole, warto także rozważyć oświetlenie terenu po zachodzie słońca. Lampy znajdujące się przy wejściach, ścieżkach i parkingu pełnią inną funkcję niż światło dekoracyjne wewnątrz budynku, dlatego wszystkie te elementy powinny być rozpatrywane osobno.

Na odbiór przestrzeni wpływa też temperatura i wentylacja. Stodoła może nagrzewać się w słoneczny dzień, zwłaszcza gdy ma bardzo duże przeszklenia, jednak wieczorem sytuacja może się zmodyfikować. Dlatego w trakcie wyboru miejsca warto sprawdzić, jakie rozwiązania zastosowano do ogrzewania, chłodzenia i wymiany powietrza. Nie należy również pomijać akustyki. Duża kubatura i twarde powierzchnie mogą powodować odbijanie dźwięku, przez co rozmowa przy stole staje się trudniejsza, a muzyka może być odbierana całkiem inaczej niż w pomieszczeniu o niższym suficie i większej liczbie miękkich materiałów. W tym przypadku znaczenie ma nie tylko sprzęt nagłośnieniowy, niemniej jednak też ustawienie głośników, stołów i parkietu. W trakcie przygotowań bardzo dobrze zwrócić uwagę na dostęp do gniazd elektrycznych a także możliwość poprowadzenia przewodów w sposób, który nie będzie przeszkadzał w poruszaniu się. Takie kwestie techniczne zwykle pojawiają się dopiero na etapie montażu, dlatego ich wcześniejsze sprawdzenie daje możliwość uniknąć przeróbek w ostatniej chwili.

Istotna jest również organizacja zaplecza, ponieważ samo miejsce dla gości stanowi tylko część wymaganej przestrzeni. Obiekt weselny powinien być oceniany również pod kątem miejsca do przechowywania towarów, naczyń, sprzętu oraz rzeczy należących do obsługi. Jeżeli już catering jest dostarczany z zewnątrz, znaczenie ma możliwość na prawdę wygodnego rozładunku oraz odległość między zapleczem a salą. Tak samo wygląda kwestia dekoracji. Nie każdą ozdobę można przymocować do drewnianych elementów, a cięższe konstrukcje mogą wymagać określonego sposobu ustawienia. Warto uprzednio ustalić, jakie zmiany w wystroju są dopuszczalne i ile czasu można przeznaczyć na montaż oraz późniejsze sprzątanie. W przypadku przestrzeni oddalonych od miasta dochodzą kwestie transportu i czasu potrzebnego na dostarczenie wyposażenia. Z punktu widzenia organizacji ważne jest więc nie tylko to, jak miejsce wygląda w trakcie pierwszej wizyty, ale też jak działa wówczas, gdy równocześnie pracują tam kucharze, obsługa, muzycy, dekoratorzy i pozostali wykonawcy.

Zobacz również: sala weselna pod Warszawą.