Podczas pracy z dużą ilością materiałów łatwo zauważyć, że największym problemem nie za każdym razem jest brak informacji, lecz trudność w późniejszym odnalezieniu tego, co de fakto było ważne. Rozmowy, dokumenty, nagrania i wiadomości powstają w różnym czasie i na prawdę bardzo często mają odmienną formę. W takich wypadkach pojawia się użycie narzędzi wykorzystujących sztuczną inteligencję do budowy i porządkowania zapisów.

Notatki ai mogą powstawać na bazie dostarczonego tekstu, transkrypcji rozmowy albo innego materiału, a następnie przyjmować bardziej uporządkowaną postać. Sposób działania zależy od konkretnego rozwiązania, dlatego nie każda funkcja będzie dostępna w każdym narzędziu. Warto również pamiętać, że automatyczne opracowanie nie jest tym samym co ręczne sporządzenie notatki. System rozpoznaje wzorce w przekazanym materiale i na tej bazie projektuje skrót, co może prowadzić do pominięcia informacji uznanych za mniej istotne.

W praktyce bardzo dużo uzależniony jest od rodzaju materiału, który ma zostać opracowany. Krótkie spotkanie z jasno określonym tematem jest relatywnie proste do uporządkowania, jednakże rozmowa, w której kilka osób zmienia wątki, stosuje skrótów myślowych albo odnosi się do wcześniejszych ustaleń, stawia przed takim systemem większe oczekiwania. AI notes mogą wtedy pokazać główne zagadnienia, ale niekoniecznie zachować wszystkie zależności między poszczególnymi wypowiedziami. Wyjątkową uwagę warto zwrócić na liczby, terminy, nazwy własne oraz zdania zawierające zastrzeżenia. Właśnie takie elementy mają znaczenie praktyczne, a równocześnie ich interpretacja może zależeć od kontekstu. O ile w źródłowym materiale występuje niejasność, automatyczne opracowanie nie musi jej rozwiązać. Może jednak nadać jej bardziej uporządkowaną formę, przez co pierwotna niepewność będzie mniej widoczna.

Kolejnym zagadnieniem jest sposób korzystania z gotowych zapisów. Jedna osoba może potrzebować krótkiego opisu całej rozmowy, inna będzie szukała konkretnych ustaleń, a jeszcze inna zechce zachować chronologiczny przebieg wydarzeń. Z tego powodu przydatność notatki zależy nie tylko od jakości rozpoznawania treści, ale też od jej późniejszego użycia. Przy dłuższych materiałach znaczenie ma sposobność szybkiego dotarcia do określonego fragmentu. Przy krótkich zapisach ważniejsza może być łatwość i czytelność. Zbyt mocne skracanie treści także może być kłopotem, ponieważ kilka zdań pozbawionych kontekstu w pewnych sytuacjach nie wystarcza do odtworzenia sensu całej rozmowy. W pracy z takimi narzędziami rozsądne jest zatem traktowanie wygenerowanego zapisu jako opracowania materiału, a nie automatycznego odpowiednika pełnego źródła. Gdy detal ma znaczenie, warto odwołać się do pierwotnego tekstu lub nagrania.

Nie można pomijać również kwestii danych przekazywanych do systemu. Nagranie spotkania lub dokument mogą zawierać informacje, których nie należy udostępniać bez dobrego sprawdzenia zasad przetwarzania. Dotyczy to w głównej mierze danych osobowych, informacji zawodowych, treści wewnętrznych oraz materiałów powierzonych przez inne osoby. Przed użyciem określonego rozwiązania warto zapoznać się z jego sposobem przechowywania i przetwarzania danych a także sprawdzić, jakie ustawienia można zmienić. Na prawdę ważna jest także kontrola gotowej notatki. Dosłownie o ile treść wygląda spójnie, nie znaczy to w sposób automatyczny, że wszystkie najmniejsze elementy zostały zapisane prawidłowo. W przypadku treści powstających na bazie rozmów szczególne znaczenie ma jakość nagrania, wyraźne rozróżnienie mówców i ilość dostępnego kontekstu. To właśnie te czynniki na prawdę bardzo często decydują o tym, czy automatycznie przygotowany zapis będzie odpowiadał rzeczywistemu przebiegowi rozmowy.

Źródło: notatki ai.