Zmieniający się model pracy a także rozwój narzędzi cyfrowych sprawiają że coraz więcej zadań administracyjnych i organizacyjnych może być realizowanych na odległość bez konieczności fizycznej obecności w biurze. W tym kontekście pojawia się rola osoby określanej jako wirtualna asystentka która wspiera przedsiębiorców, fachowców oraz osoby prywatne w wykonywaniu codziennych zadań wymagających systematyczności i dobrej organizacji pracy. Tego typu współpraca opiera się przede wszystkim na komunikacji internetowej a także wykorzystaniu oprogramowania umożliwiającego zarządzanie dokumentami, harmonogramami oraz przepływem informacji.

Zakres obowiązków jakie mogą obejmować usługi wirtualnej asystentki jest szeroki i zależy od potrzeb zleceniodawcy oraz kompetencji osoby wykonującej zadania. Do najczęściej spotykanych działań należą prowadzenie kalendarza, obsługa korespondencji elektronicznej, przygotowywanie zestawień oraz wspieranie procesów administracyjnych. Są przypadki w których zdalna asystentka para się także organizacją spotkań, wyszukiwaniem informacji czy doradztwem przy prowadzeniu mediów społecznościowych co wymaga znajomości narzędzi komunikacyjnych i umiejętności pracy z danymi. Tego typu działalność nie jest ograniczona do jednego sektora i może być stosowana w różnych branżach w zależności od specyfiki pracy.

Współpraca w modelu zdalnym wiąże się również z koniecznością ustalenia zasad komunikacji, terminów realizacji obowiązków oraz sposobu przekazywania materiałów. Wykorzystanie platform do zarządzania projektami pozwala na bieżące monitorowanie postępów oraz organizowanie pracy w sposób uporządkowany. Istotnym elementem jest również bezpieczeństwo danych a także odpowiednie przechowywanie informacji co ma znaczenie zwłaszcza w sytuacji pracy z dokumentami zawierającymi dane mało odporne. W praktyce oznacza to konieczność stosowania zabezpieczeń cyfrowych a także świadomego zarządzania dostępem do plików.

Zjawisko pracy zdalnej w obszarze wsparcia administracyjnego wpływa na sposób organizacji obowiązków zawodowych oraz może zmieniać strukturę zatrudnienia w niektórych sektorach. Wirtualna asystentka funkcjonuje na prawdę bardzo często jako niezależny wykonawca usług co wiąże się z samodzielnym zarządzaniem w pewnych sytuacjach pracy oraz koniecznością rozwijania własnych kompetencji. Równocześnie zleceniodawcy mogą skorzystać z funkcjonalnego modelu współpracy dostosowanego do aktualnych potrzeb bez konieczności tworzenia stałego stanowiska pracy. Takie rozwiązania wpisują się w szersze zmiany powiązane z cyfryzacją i rozwojem usług realizowanych na odległość.

Zobacz więcej: delegowanie zadań.