Dokumentacja w organizacji często powstaje w różnych miejscach i na różnych etapach realizacji zadań. Część plików trafia do poczty elektronicznej, inne są zapisywane na dyskach lokalnych, a dokumenty papierowe pozostają w segregatorach lub teczkach przypisanych do konkretnych spraw. Z czasem taki podział utrudnia postanowienie, która wersja jest aktualna i gdzie znajduje się pełna dokumentacja.

Program do zarządzania dokumentami może służyć do uporządkowania tych zasobów a także określenia zasad ich obiegu. Ważnym elementem jest sposób przypisywania plików do spraw, kontrahentów, projektów lub okresów rozliczeniowych. Warto ponadto unikać budowy zbyt wielu dziedzinie, ponieważ użytkownicy mogą mieć trudności z wyborem właściwej. Istotna jest również spójność nazewnictwa. Jeżeli już jedna osoba zapisuje datę na początku nazwy, a inna wykorzystuje numer sprawy albo skrót działu, późniejsze szukanie staje się mniej przewidywalne. Postanowienie wspólnych reguł umożliwia ograniczyć takie rozbieżności, niemniej jednak wymaga ich stosowania przez wszystkie osoby pracujące z dokumentacją.

W codziennej organizacji pracy administrowanie dokumentami i archiwizacja wiążą się również z kontrolą terminów oraz odpowiedzialności za poszczególne materiały. Umowa może wymagać sprawdzenia przed upływem określonego terminu, faktura musi zostać powiązana z właściwym rozliczeniem, a dokument wewnętrzny może wymagać zatwierdzenia przez kilka osób. Jeśli te czynności odbywają się bez ustalonego obiegu, łatwo przeoczyć wiadomość albo pozostawić sprawę bez dalszego działania. Elektroniczny system może rejestrować kolejne etapy pracy, wskazywać osobę odpowiedzialną i przechowywać informacje o dokonanych zmianach. Samo uruchomienie takich funkcji nie rozwiązuje natomiast problemów organizacyjnych. Najpierw należy ustalić, które dokumenty wymagają akceptacji, kto może ją przeprowadzić i co należy zrobić w przypadku nieobecności osoby decyzyjnej. W innym wypadku cyfrowy obieg może odtwarzać te same opóźnienia, które wcześniej występowały przy dokumentach papierowych. Znaczenie ma też określenie, czy pracownicy mogą samodzielnie podmieniać przypisane kategorie, usuwać pliki albo przekazywać je poza organizację.

Osobnym zagadnieniem jest przenoszenie istniejącej dokumentacji do archiwum elektronicznego. Proces ten obejmuje nie tylko i wyłącznie skanowanie, ale też ocenę jakości plików, sprawdzanie kompletności stron i przypisywanie odpowiednich opisów. W starszych zbiorach mogą występować nieczytelne kopie, brakujące załączniki lub kilka sztuk tego samego dokumentu z różnymi adnotacjami. Nie zawsze można w tej samej chwili wyeliminować duplikaty, ponieważ poszczególne wersje mogą posiadać znaczenie dla historii sprawy. Program do zarządzania dokumentami i cyfrowej archiwizacji może wspierać szukanie według dat, numerów, nazw lub innych danych opisujących zawartość pliku. W niektórych rozwiązaniach dostępne jest także rozpoznawanie tekstu ze skanów, natomiast skuteczność tej funkcji zależy między innymi od jakości obrazu, kroju pisma i układu strony. Dokumenty z pieczątkami, odręcznymi dopiskami albo słabym kontrastem mogą wymagać ręcznej weryfikacji. Przy większych zbiorach warto zatem określić, które materiały będą weryfikowane dokładnie i jak zostaną oznaczone pliki, których nie udało się właściwie odczytać.

Na sposób przechowywania dokumentacji wpływają również oczekiwania dotyczące ochrony informacji, dostępności danych i czasu ich przechowywania. Nie wszystkie pliki powinny być widoczne dla każdego pracownika, dlatego uprawnienia należy zaimplementować do zakresu zadań oraz działu dokumentów. Inne zasady mogą dotyczyć ogólnych rozpiski, a inne dokumentacji kadrowej, danych klientów czy informacji finansowych. Trzeba także ustalić, co dzieje się z plikami po zakończeniu sprawy, zmianie stanowiska przez pracownika lub upływie okresu archiwizacji. W praktyce ważne jest rozróżnienie usunięcia dokumentu roboczego od zniszczenia materiału, który podlega określonym obowiązkom przechowywania. Należy uwzględnić odpowiednie przepisy i wewnętrzne procedury, zamiast opierać decyzję tylko na dacie stworzenia pliku. Osobnego planu wymagają kopie zapasowe oraz odtwarzanie danych po awarii. Samo przechowywanie dokumentów w postaci elektronicznej nie oznacza, że można je odzyskać w każdej chwili. Dlatego zakres zabezpieczeń, częstotliwość budowy kopii i sposób sprawdzania ich poprawności powinny wynikać z działu dokumentacji oraz konsekwencji ewentualnej utraty dostępu do informacji.

Zobacz więcej: kontrola czasu pracy pracownika.