Organizacja przewozu produktów objętych nadzorem wymaga uwzględnienia nie tylko trasy i terminu dostawy, niemniej jednak też formalności, które towarzyszą transportowi na poszczególnych etapach. W praktyce trudności pojawiają się na prawdę często wówczas, gdy informacje o ładunku, pojeździe i uczestnikach przewozu są przechowywane w różnych dokumentach albo przekazywane między pracownikami za pomocą kilku kanałów. W takiej sytuacji łatwo przeoczyć przeróbkę danych albo oprzeć się na wcześniejszej wersji dokumentacji.

Program do obsługi SENT może stanowić część środowiska informatycznego wykorzystywanego w logistyce, w którym gromadzone są informacje potrzebne do przygotowania i prowadzenia zgłoszeń. Znaczenie ma prócz tego nie tylko sposób wprowadzania danych, lecz także sposobność ich późniejszego odszukania, sprawdzenia i powiązania z konkretnym transportem. Przy podejmowaniu zasad pracy warto rozdzielić czynności realizowane przed rozpoczęciem przewozu od tych, które mogą być niezbędne podczas jego realizacji. Umożliwia to określić, na którym etapie potrzebna jest kontrola danych i kto powinien reagować na pojawiające się zmiany.

Jednym z zagadnień związanych z obsługą przewozów jest uwarunkowanie, jakie informacje powinno się przygotować jeszcze przed wysłaniem zgłoszenia. Dane dotyczące towaru, jego ilości, miejsca załadunku a także planowanej dostawy muszą odpowiadać dokumentacji i faktycznym warunkom transportu. System do zgłoszeń SENT może porządkować te informacje według przyjętego schematu, a w zależności od dostępnych funkcji także obsługiwać uprzednio zapisane dane. Trzeba jednakże odróżnić sprawdzenie, czy formularz został wypełniony, od potwierdzenia, że jego treść jest prawidłowa. Oprogramowanie może wykryć brak wymaganego pola, ale nie za każdym razem rozpozna, że wpisana wartość nie odpowiada dokumentom przewozowym. Z tego względu istotne jest ustalenie zasad weryfikacji przed przekazaniem zgłoszenia oraz sposobu postępowania w razie wykrycia niezgodności. W codziennej pracy przydaje się też czytelna historia przekształceń, w szczególności gdy przygotowanie dokumentacji i realizacja przewozu należą do zadań różnych osób. Dzięki temu łatwiej ustalić, które informacje zostały przerobione i czy aktualna wersja danych jest zgodna z ustaleniami dotyczącymi transportu.

Wprowadzanie kolejnych zgłoszeń według podobnego schematu skłania do poszukiwania sposobności ograniczenia ręcznej pracy. Automatyzacja zgłoszeń SENT może polegać w głównej mierze na pobieraniu informacji z systemu magazynowego, programu transportowego albo innych źródeł stosowanych w biznesie. Zakres takich działań uzależniony jest od dostępnych integracji, jakości danych i zasad działania poszczególnych narzędzi. Jeśli w jednym systemie stosowane są inne oznaczenia niż w drugim, samo połączenie aplikacji nie rozwiąże problemu. Niezbędne może być przygotowanie reguł przypisywania pól, ujednolicenie formatów a także sprawdzenie, jak oprogramowanie reaguje na brakujące albo niezgodne informacje. Osobnej sugestie wymagają sytuacje nietypowe, np zmiana pojazdu, korekta danych o ładunku lub odwołanie planowanego przewozu. W takich sytuacjach proces nie powinien opierać się jedynie na powielaniu wcześniejszych ustawień. Trzeba ustalić, które działania mogą być realizowane automatycznie, a które wymagają wyborów pracownika. Istotne jest także regularne sprawdzanie, czy przekazywane dane pozostają aktualne, ponieważ błąd w systemie źródłowym może zostać przeniesiony do kolejnych dokumentów bez ponownego ręcznego wpisywania informacji.

Przy organizacji elektronicznej obsługi zgłoszeń należy uwzględnić również dostępność systemu, uprawnienia użytkowników i sposób przechowywania dokumentacji. Oczywiście nie każdy pracownik musi posiadać możliwość edytowania wszystkich danych, dlatego zakres dostępu powinien odpowiadać wykonywanym zadaniom. Warto też ustalić, jak postępować w sytuacji awarii, utraty połączenia lub braku sposobności przekazania informacji w zwyczajnym trybie. Procedura awaryjna powinna uwzględniać bieżące oczekiwania dotyczące zgłoszeń, a nie wyłącznie wewnętrzne zasady bieżące w przedsiębiorstwie. Przydatnym elementem organizacji pracy jest prowadzenie ewidencji zgłoszeń w taki sposób, aby można było ustalić ich status, znaleźć powiązane dokumenty i sprawdzić, czy wymagane czynności zostały zrealizowane. Osoby odpowiedzialne za transport powinny znać także zasady aktualizacji danych oraz wiedzieć, kiedy niezbędne jest podjęcie dodatkowych działań. Samo wdrożenie narzędzia informatycznego nie zastępuje znajomości obowiązujących przepisów ani sprawdzeniu poprawności informacji. Sposób wykorzystania systemu powinien być dostosowany do rodzaju przewozów, liczby obsługiwanych zgłoszeń i podziału odpowiedzialności między uczestników procesu, z uwzględnieniem zmian w przepisach oraz zasad działania Systemu Elektronicznego Nadzoru Transportu.

Zobacz również: aplikacja do SENT.