Przygotowanie dokumentacji dla budynku wymaga spojrzenia na instalacje z perspektywy ich późniejszego użytkowania, a nie tylko samego etapu montażu. W praktyce pierwsze problemy często wynikają z pozornie drobnych decyzji podjętych na początku. Niewłaściwie dobrana lokalizacja punktu zasilania, brak miejsca na dodatkowe urządzenie albo zbyt ciasno zaplanowana trasa przewodów mogą ujawnić się dopiero wówczas, gdy pomieszczenia są już wykończone.

Projektowanie instalacji elektrycznych i teletechnicznych powinno dlatego uwzględniać nie tylko teraźniejsze wyposażenie, ale również sposób korzystania z obiektu. Zupełnie inaczej planuje się układ dla przestrzeni, w której znacząca większość urządzeń znajduje się w jednym miejscu, a przeciwnie dla budynku z wieloma stanowiskami pracy, urządzeniami technicznymi czy rozproszonymi punktami komunikacji. Znaczenie ma też przewidywana intensywność użytkowania poszczególnych pomieszczeń, ponieważ wpływa ona na liczbę potrzebnych punktów oraz sposób podziału instalacji.

Ważną częścią prac jest określenie, gdzie będą znajdowały się elementy wymagające okresowego dostępu. Rozdzielnice, szafy teletechniczne, urządzenia sterujące czy miejsca zakończenia przewodów nie powinny być traktowane jako przypadkowe dodatki do projektu. Ich położenie wpływa później na sposobność zaprojektowania pomiarów, przekształceń, napraw i rozbudowy. Z doświadczenia wykonawczego wynika, że dostępność jest często niedoceniana, zwłaszcza gdy podczas projektowania pomieszczenie wygląda jeszcze na całkowicie puste. Po zamontowaniu drzwi, zabudowy, urządzeń albo wyposażenia sytuacja może wyglądać całkiem inaczej. Należy także brać pod uwagę przestrzeń potrzebną do prowadzenia i uporządkowania przewodów. Samo znalezienie miejsca na szafę czy rozdzielnicę nie wystarcza, jeśli w późniejszym czasie zabraknie miejsca na wygodne doprowadzenie kolejnych kabli. Przy większej liczbie instalacji takie ograniczenia szybko stają się widoczne.

Część teletechniczna wymaga przy tym uwzględnienia sposobu przepływu informacji wśród urządzeniami. W współzależności od przeznaczenia obiektu mogą pojawić się przewody sieciowe, systemy monitoringu, sprawdzeniu dostępu, sygnalizacji, komunikacji czy automatyki. Właściwie każdy z takowych systemów może mieć inne wymagania, dlatego wspólne potraktowanie wszystkich przewodów jako jednej grupy prowadzi w pewnych sytuacjach do problemów w trakcie wykonania. Ważne jest także oznaczenie kabli i punktów ich zakończenia. Przy niewielkiej instalacji można jeszcze stosunkowo łatwo odtworzyć jej układ, niemniej jednak przy rozbudowanym obiekcie bez adekwatnej dokumentacji szybko pojawia się trudność z uwarunkowaniem, który przewód odpowiada za dokładnie sprecyzowane urządzenie. W efekcie wręcz prosta modyfikacja może wymagać dodatkowego sprawdzania przebiegu instalacji. Z tego względu dokumentacja powinna przedstawiać stan faktyczny, a nie tylko pierwotne założenia projektowe.

Zmiany wprowadzone podczas budowy są dalszym elementem, którego nie warto pomijać. Podczas realizacji mogą pojawić się różnice między projektem a prawdziwym układem ścian, stropów albo innych instalacji. Nierzadko zmiana wynika także z wyborów dotyczącej wyposażenia pomieszczenia. Nie każda korekta ma duże znaczenie dla całego układu, ale każda powinna być oceniona pod kątem jej wpływu na pozostałe elementy. Przesunięcie jednego punktu może oznaczać przemianę długości przewodu, przebiegu trasy lub miejsca jego zakończenia. Przy większej liczbie takich przekształceń pierwotny rysunek przestaje odpowiadać rzeczywistości. Dlatego projektowanie instalacji elektrycznych i teletechnicznych powinno się rozpatrywać jako proces związany też z późniejszym prowadzeniem dokumentacji. Rzeczywisty przebieg tras, zastosowane rozwiązania i wprowadzone modyfikacje mają znaczenie wtedy, gdy po kilku latach potrzebna jest rozbudowa, wymiana urządzenia albo wykonanie kolejnych prac w tej samej przestrzeni.

Warto zobaczyć: projektowanie instalacji elektrycznych.