Nagrania dźwiękowe są aktualnie wykorzystywane w znaczącej liczbie przypadków, w których konieczne jest zachowanie przebiegu rozmowy lub wypowiedzi. Mogą dotyczyć spotkań, rozmów zawodowych, badań, wywiadów albo innych wydarzeń, podczas których przekazywane są ważne informacje. Samo odsłuchanie pliku audio nie zawsze daje możliwość bardzo szybko wyszukać potrzebne fragmenty, zwłaszcza gdy materiał trwa kilka godzin i zawiera sporo wątków.

W takich sytuacjach przygotowywane są transkrypcje nagrań, czyli dokładne zapisy treści mówionej w formie tekstu. Podczas ich tworzenia znaczenie ma nie tylko i wyłącznie zapis słów, niemniej jednak także zachowanie kolejności wypowiedzi oraz właściwe przypisanie ich konkretnym osobom.

Praktyka pracy z materiałami audio pokazuje, że każde nagranie może stawiać inne wymagania. Inaczej wygląda opracowanie wyraźnej rozmowy prowadzonej przez 2 osoby, a inaczej zapis dyskusji, w której uczestniczy kilka osób jednocześnie. Kłopotem mogą być niewyraźne głosy, zakłócenia techniczne, dźwięki otoczenia albo fragmenty, w których rozmówcy wypowiadają się bardzo szybko (warto także zobaczyć: stenogram cennik). W takich przypadkach niezbędne jest zachowanie ostrożności przy odtwarzaniu treści, ponieważ niewłaściwie rozpoznane słowo może zmienić sens całej wypowiedzi. Zapis powinien odzwierciedlać materiał źródłowy, a nie interpretować go według własnych założeń.

W określonych sprawach szczególne znaczenie ma transkrypcja do sądu, ponieważ dokument tego rodzaju może być wykorzystywany podczas analizy materiałów związanych z postępowaniem. Przygotowanie takiego zapisu wymaga zwrócenia uwagi na najmniejsze elementy, takie jak dokładna kolejność zdań, wskazanie rozmówców a także oznaczenie miejsc, w których nagranie jest nieczytelne. Niektóre fragmenty mogą wymagać ponownego odsłuchania lub porównania z innymi częściami rozmowy. Istotne jest również zachowanie naturalnego przebiegu wypowiedzi, ponieważ sposób formułowania zdań, przerwy czy niedokończone myśli mogą posiadać znaczenie przy późniejszej ocenie treści.

Stenogramy przygotowuje się także w innych sytuacjach, gdy niezbędny jest pisemny zapis rozmów albo wystąpień. Mogą one dotyczyć zebrań, konferencji, przesłuchań lub wewnętrznych ustaleń prowadzonych w formie ustnej. W zależności od przeznaczenia dokumentu stosuje się różne sposoby zapisu, od wiernego odwzorowania wypowiedzi po bardziej uporządkowaną wersję ułatwiającą późniejsze czytanie. Ostateczna metoda uzależniony jest od rodzaju nagrania, oczekiwanego poziomu szczegółowości oraz tego, jakie informacje mają zostać zachowane w gotowym tekście.

Zobacz więcej: transkrypcja nagrań.